Det mener vi Du er her: Forside - Om PRB - Det mener vi

Her kan du læse, hvad vi mener om:

  • UDBUDSLOV 2016
  • GENNEMSIGTIGHED I LOBBYISME
  • AKTINDSIGT

UDBUDSLOV 2016

I Public Relations Branchen (PRB), arbejder vi aktivt for at fremme et godt samarbejde mellem offentlige organisationer og private bureauer, som leverer kommunikationsrådgivning og relaterede ydelser til den offentlige sektor.

En ny dansk udbudslov, som implementerer det nye udbudsdirektiv fra EU, er trådt i kraft 1. januar 2016. Intentionen med den nye udbudslov (se loven her) er at skabe større klarhed og fleksibilitet i samarbejdet mellem offentlige indkøbere og private leverandører. Samtidig skal loven medvirke til at reducere transaktionsomkostningerne på begge sider.

I PRB hilser vi intentionerne bag og indholdet i den nye udbudslov velkommen. Vi ser blandt andet positivt på følgende ændringer:

  1. Højere tærskelværdi på opgaver for kommuner og regioner
  2. Mere transparens i evalueringsmetoden
  3. Mere fleksible udbudsformer
  4. Nye regler for brug af underleverandører

1) Højere tærskelværdi på opgaver for kommuner og regioner
For PR-bureauer er den væsentligste ændring i den nye udbudslov, at tærskelværdien for, hvornår opgaver fra kommuner og regioner skal i udbud, er hævet fra 500 t. kr. til 1,5 mio. kr.

Det medfører følgende positive ændringer for danske PR-bureauer:

  • PR-bureauer skal ikke længere i samme omfang bruge ressourcer på at byde på mindre op-gaver for kommuner/regioner. Hermed reduceres omkostninger og spild.
  • Samarbejdet mellem kommuner/regioner og PR-bureauer om projekter under den nye tær-skelværdi på 1,5 mio. kr. kan fremover komme til at fungere på de samme markedsmæssige vilkår, som gælder for samarbejdet mellem PR-bureauer og private virksomheder.

Ideelt set havde vi i PRB gerne set, at også tærskelværdien for statslige opgaver var hævet til 1,5 mio. kr., eftersom vores medlemmer kun meget sjældent ønsker at byde på statslige PR-opgaver til under 1,5 mio. kr. i andre EU-lande. Men vi har naturligvis forståelse for, at Danmark ikke skal gå europæisk enegang på dette område.

Det er en forudsætning for at realisere lovens intention om klarhed, fleksibilitet og lavere omkost-ninger hos både bureau og indkøber, at regioner og kommuner rent faktisk ændrer deres indkøbspo-litikker og praksis i overensstemmelse med loven. PRB opfordrer derfor alle offentlige indkøbere til at justere deres indkøbspraksis snarest muligt – både af hensyn til eget ressourceforbrug og til res-sourceforbruget hos eksterne leverandører af kommunikationsydelser.

PRB opfordrer i øvrigt alle offentlige indkøbere af kommunikationsydelser, i kommuner, regioner og stat, til at indføre prækvalifikationer frem for åbne udbud, når der udbydes opgaver over de respek-tive tærskelværdier (Kommuner/Regioner: 1,5 mio. kr. / Stat: 998 t. kr.).

Ved at prækvalificere eksempelvis tre leverandører sikrer den offentlige indkøber, at der skabes kon-kurrence (på kvalitet, kompetence, kreativitet, pris etc.) mellem på forhånd kvalificerede leverandø-rer, samtidig med at maksimalt tre virksomheder bruger ressourcer på udfærdige et fuldt tilbud. Vi foreslår i øvrigt, at der ydes et symbolsk honorar (fx 25.000 kr.) til alle prækvalificerede virksomhe-der som kompensation for det betydelige ressourceforbrug forbundet med at udvikle et professionelt tilbud.

Herved vurderer PRB, at der kan realiseres en ikke ubetydelig samfundsmæssig gevinst – alene på kommunikationsområdet. PRB har kendskab til massevis af tilfælde, hvor 10-15 bureauer har inve-steret +100 timer hver i at konkurrere om opgaver til fx 700-900 t. kr.
Det er simpelthen en dårlig – samfundsmæssig – business case.

2) Mere transparens i evalueringsmetoden
En anden ændring i den nye udbudslov er, at offentlige indkøbere skal lægge deres evalueringsme-tode (fx vægtning af forskellige kriterier, pointsystem etc.) frem i udbudsmaterialet, sål alle bydere har samme kendskab til de præmisser, som deres tilbud bliver vurderet på.

PRB har kendskab til mange tidligere udbud, hvor evalueringsmetoden har været uklart beskrevet – eller slet ikke omtalt – i udbudsmaterialet og ser derfor positivt på, at der kommer mere transparens i evalueringsmetoden. Vi tror på, det kan skabe en skarpere konkurrence, når bureauer kan optimere deres tilbud på basis af reel viden om evalueringsmetoden.

3) Mere fleksible udbudsformer
En tredje ændring i loven er, at der åbnes mulighed for at benytte mere fleksible udbudsformer, hvilket giver bedre mulighed for dialog undervejs i udbudsprocessen. I PRB tror vi, at dette – hvis det bliver omsat til praksis – kan give bedre kommunikationsløsninger til indkøberne og reducere spild hos begge parter.

4) Nye regler for brug af underleverandører
En fjerde ændring, som har relevans for bl.a. PR-bureauer, er, at man fremover er forpligtet til at bruge de underleverandører, som indgår i ens tilbud, når man vinder opgaven. Det gælder naturlig-vis både, når PR-bureauer bruger fx grafiske bureauer som underleverandører til en kampagne, og når management-konsulenter bruger et PR-bureau som underleverandør til et ledelsesprojekt.

I PRB mener vi, det er fornuftigt, at man ikke kan løbe fra de samarbejdspartnere, man har smykket sig med i sit tilbud.

Et par opmærksomhedspunkter
Medlemmer i PRB har generelt oplevet, at den tidligere udbudslov – og ikke mindst visse offentlige indkøberes praksis og professionalisme i forbindelse med håndtering af indkøb – har forårsaget et enormt ressourcespild hos PR-bureauer. Det skyldes bl.a. følgende:

Unødvendig krav til formalia i opgaver under tærskelværdierne

Fejl i udbudsmaterialet – med aflyste udbud til følge (efter at x bureauer har investeret x ti-mer i udbuddet)

Flerårige rammeaftaler, hvor der reelt ikke har været nogen omsætning for de ”heldige” bureauer på rammeaftalen

PRB opfordrer derfor alle offentlige indkøbere til at være professionelt respektfulde over for den store ressourcemæssige investering, som PR-bureauer, der for de flestes ved-kommende er mindre virksomheder, foretager, når de vælger at deltage i offentlige udbud.

Herunder understreges vigtigheden af, at alle tilgængelige informationer omkring et konkret udbud herunder også relevant historik mv. gøres tilgængelige for alle opgave-bydere fra starten af udbuds-processen.

Åben og professionel dialog mellem indkøbere og kommunikationsrådgivere
Generelt mener vi i PRB, at der er brug for mere dialog mellem dem, der indkøber kommunikations-rådgivning, og os, der rådgiver. Mere dialog og udveksling af viden – både uformelt og formelt i ud-budsprocessen – er en forudsætning for, at den offentlige sektor får fuldt udbytte af at inddrage eks-terne specialister i kommunikationsprojekter via offentlige udbud.

GENNEMSIGTIGHED I LOBBYARBEJDE

Vi arbejder aktivt for at sikre gennemsigtighed i lobbyarbejdet i det politiske Danmark og ser det som entydigt positivt, hvis vi herigennem kan skabe mere klarhed omkring lobbyisternes arbejde. Det er med til at understrege lobbysime som en professional disciplin.

Samtidig er det vigtigt for os, at man som kunde oplever kvalitet og ordentlighed i en enhver form for samarbejde med vores medlemmer.

Konkret arbejder vi for gennemsigtighed gennem:

  • Principper for god lobbyisme
  • Åben og professionel dialog mellem lovgivere og rådgivere
  • Etiske retningslinjer for PR branchen

Principper for god lobbyisme
Public Relations Branchen er del af arbejdet med godlobbyisme.dk, som er et kodeks for god lobbyisme, der er udviklet i samarbejde med Dansk Erhverv og DI Videnrådgiverne.

Åben og professionel dialog mellem lovgivere og rådgivere
Generelt mener vi, at der er brug for mere dialog mellem de, der lovgiver, og de, der rådgiver. Mere dialog og udveksling af viden er en forudsætning for, at det politiske system kan træffe beslutninger på det rigtige og mest oplyste grundlag til gavn for vores demokratiske samfund.

Vi mener desuden, at det er vores opgave som professionelle rådgivere at understøtte kvaliteten dialogen mellem virksomheder, organisationer og lovgivere.

Principielt er vi ikke imod, at man indfører et egentligt lobbyregister. Dog mener vi, at det i givet fald skal omfatte alle former for lobbyisme – og altså ikke kun Public Affairs-bureauernes arbejde.

Etiske retningslinjer for PR branchen
Public Relations Branchen har indført et sæt etiske regler med sanktionsmuligheder, der skal sikre åbenhed og transparens mellem kunder og rådgivere. Se de etiske regler – klik her.

AKTINDSIGT

Anmodningen om aktindsigt behandles efter reglerne i offentlighedsloven, hvor udgangspunktet er, at den aktindsigtssøgende er berettiget til at modtage alle dokumenter i en sag, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 1, dog således at dokumenter og oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens regler, kan udelades.

Efter offentlighedslovens § 30, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Denne paragraf er vigtig, såfremt man som bureau bliver omfattet af ønske om aktindsigt.

Aktindsigt kan efter forarbejderne til offentlighedsloven alene nægtes, hvis det må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der – typisk af konkurrencemæssige grunde – påføres den pågældende virksomhed skade, navnlig økonomisk skade af nogen betydning.

Den endelige bedømmelse af, hvorvidt der er dokumenter og oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, foretages af den offentlige institution, der søges aktindsigt hos. Det indgår dog i denne bedømmelse, om den virksomhed, hvis materiale der ønskes aktindsigt i, selv har anmodet om, at visse dokumenter og oplysninger undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 30, nr. 2.

Brancheforeningens anbefaling
Brancheforeningen går som udgangspunkt ind for transparens og åbenhed. Vi mener, at det er legitimt også for offentlige institutioner at søge at gøre deres synspunkter gældende på bedst mulige måde. Vores arbejde i den forbindelse er underlagt vores etiske regelsæt, og vi har derfor som udgangspunkt intet at skjule.

Når det handler om at undtage materiale i forbindelse med aktindsigt, anbefaler Brancheforeningen derfor, at medlemmerne nøje vurderer, om offentliggørelse af det pågældende materiale reelt kan medvirke til at påføre bureauet tab, og at det kun er i disse tilfælde, man kan bede om undtagelse.

Det vil naturligvis være en konkret vurdering i hvert tilfælde. Men grundlæggende kan man sige, at offentliggørelse af oplysninger, som eksempelvis kan udnyttes af konkurrenter, kan risikere at medføre tab. Derfor er det brancheforeningens holdning, at følgende elementer, som udgangspunkt kan omfattes af undtagelse:

  • Metodebeskrivelser. Omfatter ikke overordnede målsætninger for PA-arbejdet men eksempelvis bureauets unikke metode, der fører til opnåelse af målet, eksempelvis modeller og lign. Hvis bureauet har beskrevet det overodende formål med opgaven, er dette ikke undtaget. Men konkret beskrivelse af bureauets arbejdsmetode vil som udgangspunkt være omfattet af undtagelse, da den kan opfattes som et konkurrenceparameter.
  • Budgetspecifikationer. Man kan ikke undtage bureauets samlede fakturering eller budgetrammer til kunden. Men vi anser specifikke og detaljerede budgetbeskrivelser og ressourceallokeringer som en forretningssensitiv oplysning, der kan undtages. Hvis et bureau eksempelvis har løst en samlet opgave til 250.000 kr., er dette beløb ikke undtaget, hvorimod eventuelle beskrivelser af, hvordan det samlede beløb er allokeret på delopgaver, er undtaget.

Loven giver ikke umiddelbart mulighed for at undtage hele dokumenter, men alene oplysninger, således at den ovennævnte vurdering skal foretages på ord- og sætningsniveau. Det skal således fremgå, hvilke dele af det enkelte dokument de særlige forhold gør sig gældende for.

Undtagelser kan kun ske hvis risikoen for skade er nærliggende. Det er derfor vigtigt, at man så konkret og præcist som muligt beskriver, hvilke økonomiske skadevirkninger der i givet fald er tale om. Det skal fremgå, hvorledes det økonomiske tab vil eller kan indtræde som en følgevirkning af, at begæringen om aktindsigt imødekommes. Det er ikke tilstrækkeligt blot at henvise til bestemmelsens ordlyd, til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende abstrakte angivelser af beskyttelsesbehovet.